Virtualiser l’événementiel

Comment avons-nous réussi à livrer la première édition virtuelle de la Semaine numériQC?

Du 9 et le 16 avril dernier, plus de 2500 participant·es ont rejoint notre équipe et nos 170 conférencier·ères, afin de vivre le cinquième anniversaire de la Semaine numériQC (SNQC). Prévue d’être célébrée en avril 2020, la SNQC a dû, comme bien d’autres, revoir ses façons de faire et se réinventer afin de se repositionner dans cette nouvelle réalité virtuelle. 

Voici les observations et les apprentissages retirés de cette expérience. L’équipe de la SNQC souhaite participer au partage de connaissances de l’industrie et encourager d’autres initiatives événementielles à se réinventer; à s’éclater!

Rassembler et informer la communauté numérique par la réalisation d’un événement virtuel peut sembler naturel, mais connecter avec l’humain derrière la machine est plus ardu que l’on croit. Je suis fière de l’équipe de la Semaine numériQC qui s’est relevée les manches en livrant avec succès son premier événement 100% virtuel. Mission accomplie! 

– Josée Delisle, Chargée de projet pour la Semaine numériQC

 

Encore cette année, la Semaine numériQC demeure un rassemblement pertinent pour les diverses industries du numérique. Plusieurs participant·es nous ont confié s’être senti·es impliqué·es dans l’événement, même au cœur d’un environnement complètement virtuel. L’équipe de la Semaine numériQC a définitivement mis la barre haute en matière d’organisation d’événements à distance.
– Dominic Goulet, Directeur général chez Québec numérique

 

Utiliser les bonnes ressources

Technologiques

Avec des milliers de participant·es attendu·es, la conclusion assez évidente de rejeter la simple vidéoconférence et d’opter pour une plateforme événementielle est rapidement devenue une priorité pour l’organisation. Avec l’objectif de fournir un événement professionnel et de qualité, des recherches ont été effectuées afin de trouver une technologie à la hauteur des ambitions. Plusieurs heures ont été dédiées à expérimenter des plateformes, assister à d’autres événements virtuels, entrer en contact avec des fournisseurs potentiels et consulter des firmes spécialisées dans le domaine. 

C’est finalement avec Swapcard, une entreprise spécialisée en événements hybrides et virtuels, que la SNQC a décidé de s’entourer. Réputé pour être un fournisseur bien établi, notamment par sa présence à des événements de renom tels que South by Southwest, Startupfest et  Printemps numérique, le choix d’une plateforme de confiance était crucial puisque l’outil sélectionné serait l’élément central de l’événement. 

 

La plateforme événementielle Swapcard nous a laissé toute la latitude dont nous avions besoin pour créer un événement à la hauteur de nos attentes. L’équipe derrière cette plateforme développe des nouvelles fonctionnalités constamment, et nous avons pu bénéficier de nombreux ajouts pour offrir une Semaine numériQC bonifiée. Assurément, que la SNQC se déroule en virtuel, en présentiel, ou en hybride, il y aura une place pour cette plateforme!

– Carole-Ann Labrie, Conseillère en communication et marketing pour la Semaine numériQC

 

Logistiques

Les tâches d’une équipe événementielle en présentielle et en virtuelle sont considérablement différentes; de là l’importance d’être bien entouré. 

Afin d’amener l’événement à bonport, il faut être capable de reconnaître ses limites et d’aller chercher l’aide appropriée. Dans le cas de la Semaine numériQC, plusieurs besoins au niveau de la technique se sont rapidement fait ressentir. L’aide d’équipes de professionnels telles que Synergie, Solotech, et Relèvénement a considérablement contribué au bon déroulement des préparatifs et de l’événement.  

 

 

 

 

Retirer les barrières d’un événement présentiel  

En virtuel, les ratios, les délais et les possibilités changent et doivent être exploités. La manière de concevoir un événement de cette forme est différente à bien des égards et une refonte des connaissances sur le sujet est nécessaire afin de pousser plus loin les possibilités. 

Le nombre de participant·es

Élaborer un événement à distance rime souvent avec la possibilité d’avoir un nombre de participant·es illimités. 

L’infini est attirant, mais il faut savoir garder le cap sur ses objectifs. Dans le cas de la Semaine numériQC, plusieurs activités axées sur le réseautage ont été limitées en nombre de participant·es. Cette manœuvre a eu pour but de favoriser les échanges et les connexions entre les participant·es. Un atelier trop nombreux aurait pu vite devenir chaotique, lourd en gestion et sans plus-value pour les personnes participantes. 

La flexibilité du nombre de participant·es peut aussi créer beaucoup de liberté. À la Semaine numériQC, la billetterie est demeurée en place jusqu’à la dernière journée de l’événement. L’opportunité a été laissée à tous et à toutes de se procurer son billet quand bon lui semblait; quelques minutes avant l’événement, dans le milieu de la SNQC pour assister à une journée en particulier ou simplement en rediffusion! 

Les possibilités techniques

La logistique a aussi dû être revisitée. Pour présenter fluidement l’événement dans plusieurs salles différentes en simultané, plusieurs conférences ont dû être tournées en amont afin d’aider au bon déroulement des tournages en direct qui ont su créer une touche humaine appréciée par le public. 

La manière d’éduquer les participant·es à s’engager virtuellement a représenté un enjeu pour l’équipe. Comment maximiser l’expérience et prédire les comportements des utilisateur·trices une fois sur la plateforme? Ces enjeux ont été tenus en compte dans l’ensemble des décisions prises au cours de l’élaboration de l’événement.  

 

Ajuster la programmation  

Plusieurs formats de conférences, passant du panel, à l’animation en direct, à l’atelier interactif jusqu’aux conférences conventionnelles, ont aidé à dynamiser l’ensemble de la programmation. Puisque l’environnement des participant·es n’était pas contrôlable dans un contexte virtuel, capter l’attention de l’auditoire est devenu un défi majeur pour l’équipe.

Varier les formats de présentation, ajuster les horaires en fonction de la réalité des télétravailleur·euses et sélectionner des conférencier·ères de qualité·es fut primordial pour obtenir un événement attrayant. Également, un plus grand éventail de conférencier·ères ont pu se joindre à la programmation vu la facilité de participer d’une autre ville, ou même d’un autre pays. 

 

 

Le virtuel a énormément évolué depuis le début de la pandémie. L’éducation au sein de la communauté numérique a fait un bond majeur dans ce domaine et il était crucial pour nous de s’entourer d’experts en la matière. Cet ajout de professionnels à l’équipe est sans doute ce qui a mené tous les acteurs de la Semaine numériQC à être aussi impressionnés par la qualité de l’événement.

– Krystel Pitre, Chargée de projet logistique pour la Semaine numériQC

 

Conserver l’aspect humain 

Comment faire sentir aux participant·es qu’ils ne sont pas seul·es sur la plateforme en créant un environnement propice aux rencontres? La Semaine numériQC a offert la possibilité aux participant·es d’engendrer des discussions en temps réel avec les conférencier·ères pendant les conférences. Plusieurs échanges intéressants, impliquant des professionnel·les de tous les horizons, ont vu le jour en direct sur la plateforme. 

Animer l’expérience a également contribué à humaniser l’événement.  Lors des conférences, diffusées depuis le studio installé au Terminal – Port de Québec, les animateur·trices étaient aux aguets sur les boîtes de discussions interactives afin de discuter des questions du public avec les conférencier·ères sur le plateau de tournage. 

Un moment marquant aura sans doute été lorsqu’un participant a demandé au DJ, responsable d’animer les intermissions, de passer quelque chose de «plus rock» dans les canaux de l’événement. Ces interactions entre les participant·es et l’équipe basée au Terminal ont vraiment apporté une touche d’authenticité à l’édition. L’animation musicale en est un exemple, mais l’intégralité des activités en direct telles que le Concours pitch d’Insurtech QC, le dessinateur dans le cadre du Forum des innovations culturelles et l’ensemble des animations ont apporté quelque chose de tangible fortement apprécié par le public. 

 

Donner autant d’effort (sinon plus) qu’un événement présentiel

En conclusion, l’important est de se rappeler qu’un événement virtuel réussi ne demande pas moins d’efforts, ni moins d’argent! Des connaissances techniques et logistiques sont à maîtriser afin d’obtenir un rendu à la hauteur des attentes. Également, 

un budget correspondant aux ambitions est requis afin d’arriver à un résultat de qualité. Un volet éducationnel est aussi à prévoir et à réfléchir afin de conscientiser l’ensemble des parties prenantes de l’organisation. 

Rien n’est instantané, la compréhension de tous·tes ne se fait pas au même rythme, la cohésion d’équipe est primordiale et les possibilités d’obtenir un résultat remarquable et unique sont infinies! 

 

L’équipe de la Semaine numériQC est très fière du résultat de sa 5e édition et compte réutiliser l’apprentissage acquis lors de la dernière année dans ces prochaines éditions. Serez-vous des nôtres l’an prochain? 

À propos de la Semaine numériQC /

De retour en avril 2022, la Semaine numériQC, c’est six journées réunissant les communautés professionnelles du numérique dans un contexte qui favorise le partage des compétences. Totalisant lors de sa 5e édition plus de 250 activités, dont des conférences, des panels, des ateliers et du réseautage de contenu, la Semaine numériQC a permis le partage autour de sujets tels que l’intelligence artificielle, la réalité augmentée, la sécurité de l’information, la culture numérique, l’innovation en assurance et plus encore! Restez à l’affût pour connaître davantage d’informations sur les développements de la prochaine édition.